Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins + Zoho
Hvernig SHS bætti innri rekstur með Zoho Desk og Zoho Creator — í samstarfi við Svar.
Þegar neyð steðjar að höfuðborgarsvæðinu kemur Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins — SHS — almenningi til aðstoðar. Hæfni þeirra til að bregðast hratt, áreiðanlega og örugglega við byggir á traustri, stafrænni innviði.
Upplýsingatæknideild SHS vinnur að því að einfalda og straumlínulaga innri ferla, svo auðveldara sé að halda utan um birgðahald, ökutækjaviðhald og einkennisfatnað viðbragðsaðila.
Í þessari reynslusögu lyftir Ómar Traustason, ábyrgur fyrir forritun og hugbúnaði hjá upplýsingatæknideild SHS, og Rúnar Sigurðsson, framkvæmdastjóri Svar, hulunni af því hvernig Zoho styður við neyðarþjónustuna í Reykjavík — og sérstaklega hvernig Zoho Desk og Zoho Creator leika lykilhlutverk í daglegum rekstri.
Af hverju Zoho?
Það var þörf fyrir innri beiðnakerfi sem leiddi SHS fyrst að Zoho. Ómar Traustason, ábyrgur fyrir hugbúnaðarlausnum hjá upplýsingatæknideild SHS, útskýrir að sem stuðningsskipulag þurfi þau að safna, forgangsraða og halda utan um allt sem koma inn daglega.
Þegar við leitum að hugbúnaðarsöluaðila spyrjum við: Hversu góður er stuðningurinn? Hversu gott er fólkið á bak við hann? Því jafnvel þótt varan sé góð, ef stuðningurinn er ekki nógu góður, er erfitt að innleiða hana.
Til að tryggja snurðulausa innleiðingu leitaði SHS til Svar, langtíma Zoho samstarfsaðila á Íslandi. „Við höfðum samband við Svar, sem kynnti okkur fyrir Zoho Desk umhverfinu," segir Ómar.
Hvað Zoho Desk gerir fyrir SHS
- Safnar beiðnum úr mörgum áttum og deildum
- Flokkar þær — t.d. búnaður, ökutækjaviðhald, einkennisfatnaður
- Áframsendir á viðeigandi teymi (upplýsingatækni, vélvirkja, lager)
- Forgangsraðar málum eftir brýni
- Heldur sögu allra beiðna svo ekkert tapast
Samhliða Zoho Desk var einnig byrjað að nota Zoho Creator til að smíða sérsniðin form og ferli utan um beiðnirnar.
Stóra myndin
Það krafðist tíma að komast að kjarna þarfa SHS. „Þau voru með ýmis samskiptavandamál á milli fólks sem pantaði hluti og þeirra sem töldu slökkvibíla og sjúkrabíla," rifjar Rúnar Sigurðsson, framkvæmdastjóri Svar, upp. „Í upphafi var erfitt að finna út hvað verið var að biðja um, því fólk blandar oft saman því sem það er að leita að."
Eftir að stóra myndin var komin hófst innleiðingin. Svar setti upp Desk og hjálpaði SHS teyminu að komast af stað með Deluge (forritunarmálið á bak við Zoho) og Creator svo SHS gæti byggt sínar eigin lausnir áfram.
Við lærum jafnt og þétt og tökum vörurnar í okkar eigin hendur. Svar sér um stuðninginn, við vinnum verkið — og við höfum nú þegar smíðað nokkur forrit í Creator.
Zoho Creator — grunnurinn
Ef Zoho Desk myndar félagslega lagið í rekstri SHS, þá er Zoho Creator grunnurinn sem gerir allt ferlið mögulegt. Hjá SHS sér Creator um:
Tékklistar fyrir neyðarökutæki
Listar yfir allan nauðsynlegan búnað í sjúkra- og slökkvibílum, með tilkynningum ef eitthvað vantar eða er útrunnið.
Gagnagrunnsstjórnun
Geymir og uppfærir allar upplýsingar — eignir, tékklista, pantanir og birgðir — á aðgengilegan hátt.
Samþætting
Tengir innri og ytri kerfi, þar á meðal tengingu milli Zoho Desk og sérforrita SHS.
Sjálfvirkni verkflæðis
Úthlutar beiðnum á stuðningsdeildir og sendir tilkynningar þegar aðgerða er þörf.
Skýrslugerð
Gefur stjórnendum SHS 360° yfirsýn yfir rekstur og frammistöðu fyrir gagnadrifna ákvarðanatöku.
Þrjú sérsniðin forrit
Með réttan grunn hefur teymi Ómars þegar smíðað þrjú sérsniðin forrit sem einfalda daglega umsýslu og lágmarka handvirka vinnu.
Innsendingar- og skýrsluvettvangur
Einfaldari leið fyrir deildir til að senda inn og fylgjast með beiðnum um tölvuaðstoð, ökutækjaviðhald og nauðsynlegan búnað. Notandinn velur búnað, tilgreinir hvað þarf að gera — sækja, skila, gera við, viðhalda — og sendir inn. Staða uppfærist í rauntíma og SHS hefur alltaf yfirsýn yfir hvað er í bið, hvað er í vinnslu og hvað er lokið.
Birgðatalningakerfi
„Fyrir sjúkra- og slökkvibíla þurfum við reglulegar talningar — og við erum að tala um hundruð atriða," útskýrir Ómar. Byggt á birgða- og tékklistagrunnum í Zoho Creator telur kerfið sérhvern skráðan hlut og viðbúnaðarstöðu hans. Niðurstöðurnar eru settar fram sem skýrslur sem gefa skýra sýn á hvert ökutæki í flota SHS.
Viltu heyra meira um Zoho?
Svar er Zoho Partner á Íslandi og hjálpar fyrirtækjum að innleiða og nýta Zoho hugbúnaðinn.