Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins + Zoho
Þannig tryggir SHS rekstraröryggi og viðbragðsflýti með Zoho-lausnum innleiddum af Svar.
Þegar neyð steðjar að á höfuðborgarsvæðinu kemur Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins (SHS) til bjargar. Hæfni þeirra til að bregðast hratt og örugglega við byggir á traustum og áreiðanlegum stafrænum innviðum.
SHS vildi einfalda og straumlínulaga innri ferla svo auðveldara væri að halda utan um birgðahald, ökutækjaviðhald og einkennisfatnað viðbragðsaðila.
Í þessari reynslusögu segja Ómar Traustason sérfræðingur í upplýsingatæknideild SHS og Rúnar Sigurðsson framkvæmdastjóri Svar, frá því hvernig Zoho Desk og Zoho Creator leika lykilhlutverk í daglegum rekstri slökkviliðsins.
Af hverju Zoho?
Það var þörfin fyrir innra beiðnakerfi sem upphaflega leiddi SHS að Zoho, en starfsemi SHS krefst þess að öllum beiðnum og fyrirspurnum sem berast daglega sé safnað, forgangsraðað og að haldið sé utan um þær á öruggan og aðgengilegan máta.
Þegar við leitum að hugbúnaðarsöluaðila spyrjum við: Hversu góður er stuðningurinn? Hversu gott er fólkið á bak við hann? Því jafnvel þótt varan sé góð, ef stuðningurinn er ekki nógu góður, er erfitt að innleiða hana.
SHS leitaði því til Svar til að tryggja hnökralausa innleiðingu og traustan stuðning til framtíðar.
Hvað gerir Zoho fyrir SHS?
- Safnar beiðnum úr mörgum áttum
- Flokkar beiðnir eftir efni og forgangi
- Áframsendir beiðnir á viðeigandi deildir og starfsmenn
- Tryggir rekjanleika með því að geyma alla sögu allra beiðna
- Geymir gátlista fyrir búnað neyðarbíla og lætur vita ef eitthvað vantar
- Geymir og uppfærir upplýsingar um eignir, birgðir og pantanir á einum stað
- Tengist við sérsmíðuð forrit SHS
- Sér um sjálfvirkni í verkferlum
- Veitir stjórnendum heildaryfirsýn með ítarlegum mælaborðum
Samhliða Zoho Desk var einnig byrjað að nota Zoho Creator til að smíða sérsniðin form og ferli utan um beiðnirnar.
Stóra myndin
Það tók svolítinn tíma að átta sig á raunverulegum þörfum SHS. „Við sáum fljótt að helstu áskoranir snerust að miklu leyti um samskipti milli þeirra sem pöntuðu búnað og þeirra sem báru ábyrgð á utanumhaldi hans," segir Rúnar Sigurðsson, framkvæmdastjóri Svar. „Í upphafi var ekki alveg ljóst hver grunnþörfin var, en fólk lýsir oft lausninni sem það telur sig þurfa fremur en vandamálinu sem þarf að leysa."
Þegar heildarmyndin var orðin skýr gat vinnan hafist fyrir alvöru. Svar innleiddi Desk og aðstoðaði teymi SHS við að tileinka sér Deluge og Creator, þannig að það gæti sjálft þróað og bætt lausnirnar áfram.
Við lærum jafnt og þétt og erum orðin sjálfbær um áframhaldandi þróun lausnanna. Svar sér um stuðninginn, við vinnum verkið, og við höfum nú þegar smíðað nokkur forrit í Creator.
Zoho Creator, vélin á bak við kerfið
Ef Zoho Desk er samskiptagáttin milli SHS og viðskiptavina, þá er Zoho Creator grunnurinn sem gerir allt ferlið mögulegt. Hjá SHS sér Creator um:
Tékklista fyrir neyðarökutæki
Listar yfir allan nauðsynlegan búnað í sjúkra- og slökkvibílum, með tilkynningum ef eitthvað vantar eða er útrunnið.
Gagnagrunnsstjórnun
Geymir og uppfærir allar upplýsingar, eignir, tékklista, pantanir og birgðir, á aðgengilegan hátt.
Samþættingu
Tengir innri og ytri kerfi, þar á meðal Zoho Desk við sérforrit SHS.
Sjálfvirkni verkflæðis
Úthlutar beiðnum á stuðningsdeildir og sendir tilkynningar þegar aðgerða er þörf.
Skýrslugerð
Gefur stjórnendum SHS 360° yfirsýn yfir rekstur og frammistöðu fyrir gagnadrifna ákvarðanatöku.
Þrjú sérsniðin forrit
Með réttan grunn hefur teymi Ómars þegar smíðað þrjú sérsniðin forrit sem einfalda daglega umsýslu og draga úr handavinnu starfsmanna.
Beiðna- og málakerfi
Einfaldari leið fyrir deildir til að senda inn og fylgjast með beiðnum um tölvuaðstoð, ökutækjaviðhald og nauðsynlegan búnað. Notandinn velur búnað, tilgreinir hvað þarf að gera, sækja, skila, gera við, viðhalda, og sendir inn. Staða uppfærist í rauntíma og SHS hefur alltaf yfirsýn yfir hvað er í bið, hvað er í vinnslu og hverju er lokið.
Birgðatalningakerfi
„Fyrir sjúkra- og slökkvibíla þurfum við reglulega að telja hundruð atriða," útskýrir Ómar. Byggt á birgða- og tékklistagrunnum í Zoho Creator telur kerfið sérhvern skráðan hlut og viðbúnaðarstöðu hans. Niðurstöðurnar eru settar fram sem skýrslur sem gefa skýra sýn á hvert ökutæki í flota SHS.
Pöntunarkerfi einkennisfatnaðar
Þessi lausn heldur utan um pantanir starfsmanna á einkennis- og hlífðarfatnaði. Starfsmenn geta sent inn beiðni um nýjan fatnað eða endurnýjun á fatnaði og fylgst með stöðu málsins í kerfinu. Með þessu fæst betri yfirsýn yfir pantanir, verklag einfaldast til muna og öryggi eykst þar sem tryggt er að starfsfólk hafi ávallt aðgang að viðeigandi fatnaði fyrir sín störf.
Viltu vita meira um Zoho lausnir?
Svar er Zoho Partner á Íslandi og hjálpar fyrirtækjum að innleiða og nýta Zoho hugbúnaðinn.